Tietosuoja, Rekisteriseloste

 

LOMA-ASUNTOJEN VUOKRAUS JA LOMA-ASUNTOJEN VARAUSOIKEUDEN ARVONTA

 

Minkä perusteen nojalla ja missä tarkoituksessa Rautuki-Säätiö käsittelee tietojani?

Rautuki-Säätiö harjoittaa loma-asuntojen vuokraustoimintaa osana tukitoimintaansa. Käsittelemme ja ylläpidämme henkilötietoja loma-asuntojen vuokraukseen liittyvien sopimussuhteiden täytäntöön panemiseksi tai sopimusta edeltävien toimien suorittamiseksi.

Tässä tehtävässä ylläpidämme ja käsittelemme loma-asuntojen arvontaan osallistuvien sekä vuokralaisten henkilötietoja. Tietojen avulla voimme mm.

  • toteuttaa sujuvan avainten luovutuksen
  • tiedottaa mahdollisista muutoksista varauksissa
  • varmistua, että henkilö on oikeutettu varaamaan säätiön loma-asuntoja
  • kerätä palautetta kohteiden käyttäjiltä

 Mitä minua koskevia tietoja Rautuki-Säätiö käsittelee?

  1. Loma-asunnon vuokraamisen hoitamiseksi Rautuki-Säätiöllä on seuraavia tietoja:
  • perustiedot ja tiedot yhteydenpitoa sekä tunnistamista varten: nimi, henkilötunnus, postiosoite, postinumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite, VR-henkilökortin numero, ikäluokka, markkinointiluvan myöntäminen, organisaatioyksikkö, mukana matkustavien henkilöiden lukumäärä.
  • tiedot vuokrasopimuksista: vuokra-aika, tiedot vuokrasta ja tiedot vuokrauskohteesta/huoneistosta, vuokran määrä
  1. Lomakohteiden varausoikeuksien arvonnan suorittamiseksi
  • perustiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, VR-henkilökortin numero, tehtävänimike, organisaatioyksikkö, markkinointiluvan myöntäminen
  • tiedot arvontaa varten: onko aiemmin ollut säätiön lomakohteessa, minkä lomaviikkojen varausoikeuden arvontaan osallistuu
  • sosiaalisen lomatuen hakijoilta pyydetään lisäksi seuraavat tiedot: aikuisten määrästä taloudesta, samassa taloudessa asuvien alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä, talouden yhteenlasketut vuositulot edellisessä verotuksessa

 Keneltä Rautuki-Säätiö saa asiani hoitamiseksi tarvittavat tiedot?

Tiedot kerätään varaus- tai arvontajärjestelmästä, jonne varauksentekijä tai arvontaan osallistuva on itse täyttänyt tiedot.

 Kuinka kauan Rautuki-Säätiö säilyttää tietojani?

Rautuki-Säätiö säilyttää tietoja loma-asunnon vuokraamisen järjestämiseksi. Varausjärjestelmässä tietoja säilytetään kolmen vuoden ajan varauksen päättymisestä. Määräajan päättymisen jälkeen Rautuki-Säätiö poistaa tiedot. Rautuki-Säätiöllä on kuitenkin lisäksi velvollisuus säilyttää sopimussuhteisiin liittyviä kirjanpitotietoja kirjanpitolainsäännösten mukainen aika.

Määräajat ovat:

  • lomakohteen vuokraukseen liittyvät tiedot: vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt

Kenelle Rautuki-Säätiö saa luovuttaa tietojani?

Rautuki-Säätiö luovuttaa loma-asuntojen vuokraukseen liittyvien sopimussuhteiden täytäntöön panemiseksi tai sopimusta edeltävien toimien suorittamiseksi tietoja yhteistyökumppaneilleen lomakohteissa, kuten hotellin vastaanottoon tai kohteen huoltoyhtiöille. Asukkaista luovutetaan vain välttämättömät tiedot, joita ovat vuokra-aika, tiedot vuokrauskohteesta/huoneistosta, nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja majoittujien lukumäärä.

Tietoja luovutetaan lisäksi Paytrailille, joka toimii maksunvälittäjänä varauksessa.

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Millaisin turvatoimin ja -menettelyin Rautuki-Säätiö suojaa henkilötietojani?

Henkilötietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt käyttövaltuushallinnan mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin, laitteisiin ja palvelimiin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia.

Palvelujen suorittamiseksi voidaan käyttää myös alihankkijoita. Alihankkijoita koskevat samat salassapitosäännökset kuin Rautuki-Säätiön henkilökuntaa.

Henkilöstölle on annettu ohjeet henkilötietojen käsittelyyn, heitä koulutetaan ja testataan ymmärtämään ja ennaltaehkäisemään rekisteritietoja uhkaavia riskejä.

Henkilötietojen käsittelyn periaatteiden noudattaminen osoitetaan dokumentoimalla omaa toimintaa.

Rautuki-Säätiö ylläpitää sisäisessä tietoverkossa korkeatasoista tietoturvaa. Luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin lähetettäessä niitä yleisen tietoliikenneverkon kautta. Tietojen käsittelyssä käytettävät palvelintietokoneet sijaitsevat kulunvalvonnan ja turvallisuusjärjestelmien avulla suojatuissa datakeskuksissa ja henkilötietoja sisältävät rekisterit on erotettu julkisista tietoverkoista teknisten turvajärjestelyjen avulla.  Henkilötiedot säilytetään suojatuissa toimitiloissa.

Tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja tietojen käytöstä kerätään lokitietoja palvelujen kehittämiseksi ja mahdollisten virhetilanteiden sekä väärinkäytösten selvittämiseksi.

Tietojenkäsittelytehtäviä hoitavien palveluyritysten osalta tietojen käsittely perustuu sopimuksiin ja Rautuki-Säätiön valvomiin käyttöoikeuksiin.

Siirretäänkö ja käsitelläänkö tietojani EU/ETA-alueen ulkopuolella?

Tietojasi ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tehdäänkö tietojeni perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia?

Ei tehdä.

Onko minulla oikeus saada tieto minua koskevista henkilötiedoista?

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja Rautuki-Säätiössä vai ei. Siinä tapauksessa, että käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista. Lähetä kirjallinen allekirjoitettu pyyntö osoitteeseen:

Rautuki-Säätiö sr, PL 488, 00101. Liitä pyyntöön oikeaksi todistettu kopio henkilöllisyystodistuksesta.

Voit käyttää halutessasi Tietosuojavaltuutetun toimiston valmista lomaketta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/tarkastuspyyntojakorjaamisvaatimus.html

Toimitamme tiedot sinulle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme saaneet pyyntösi. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella tietyissä tilanteissa. Jos määräaikaa pidennetään, ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Jos havaitset sinulle toimittamissamme henkilötiedoissa puutteen, epätarkkuuden tai virheen, sinulla on oikeus pyytää tietojesi täydentämistä oikaisemista. Sama koskee vanhentunutta tietoa. Pyydämme toimittamaan täydennys- tai oikaisupyyntösi kirjallisesti osoitteeseen:

Rautuki-Säätiö sr, PL 488, 00101 Helsinki.

Onko minulla oikeus saada henkilötietoni poistetuksi?

Sinulla on oikeus pyytää Rautuki-Säätiötä rekisterinpitäjänä poistamaan esim. sinua koskevat vanhentuneet tiedot. Tiedot on tällöin poistettava viipymättä, kun käsittelylle ei ole enää perustetta. Kyseinen oikeus soveltuu tilanteisiin, joissa henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joissa peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn ja käsittely perustui suostumukseen eikä käsittelylle ole enää muuta laillista perustetta, eikä niitä tarvitse säilyttää lain perusteella.

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske niitä tilanteita, joissa tiedot on velvollisuus säilyttää lain mukaan tai joissa tiedot on tarpeen säilyttää oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa vaatimuksen perusteella sinä aikana, jona niitä on tarpeen säilyttää edellä mainituissa tilanteissa.

Poistamme kuitenkin henkilötietosi ilman eri pyyntöä sen jälkeen, kun määräaika niiden säilyttämiseen on päättynyt.

Voinko vaatia henkilötietojeni siirtämistä toiseen järjestelmään?

Mikäli tietojesi käsittely perustuu suostumukseesi tai kanssasi tehtyyn sopimukseen, sinulla on oikeus saada nämä itseäsi koskevat tiedot. Tämä koskee vain tietoja, jotka olet toimittanut itse Rautuki-Säätiöön. Voit halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Toimitamme tiedot yleisesti käytetyssä ja sähköisessä muodossa.

Voinko kieltää tai rajoittaa henkilötietojeni käsittelyä?

Sinulla on oikeus siihen, että Rautuki-Säätiö rekisterinpitäjänä rajoittaa sinua koskevien tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa. Käsittelyn rajoittamisella tarkoitetaan tallennettujen tietojen merkitsemistä tarkoituksena rajoittaa niiden myöhempää käsittelyä.

Tästä huolimatta tietojasi voidaan edelleen säilyttää. Ennen rajoituksen poistamista, sinulle annetaan ilmoitus asiasta.  Voit käyttää oikeutta esimerkiksi, jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun tietojen paikkansapitävyys tai käsittelyn lainmukaisuus varmistetaan.

Sinulla on lisäksi oikeus vastustaa suoramarkkinointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinoinnin tarkoituksessa. Jos et anna lainkaan suostumuksia suoramarkkinointiin, lähetetään sinulle vain palvelujen toteuttamiseen ja asiakkuuden hoitoon tarpeellista asiakassuhdeviestintää.

Kenelle voin valittaa henkilötietojeni käsittelystä?

Jos Rautuki-Säätiö kieltäytyy toteuttamasta toimenpiteitä pyyntösi perusteella, ilmoitamme sinulle lakiperusteisen syyn kielteiseen vastaukseemme viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta. Voit viedä asian Tietosuojaviraston käsiteltäväksi, jos olet saanut Rautuki-Säätiön kielteisen vastauksen pyyntöösi. Sisällytämme vastaukseemme Tietosuojaviraston yhteystiedot. Tietosuojaviraston päätökseen sinun mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tietosuojaviraston päätös sisältää valitusosoituksen, jossa sinulle annetaan ohjeet valituksen tekemiseen hallinto-oikeuteen.

Miten voin olla yhteydessä Rautuki-Säätiöön?

Rautuki-Säätiön asiakaspalvelu palvelee numerossa 09-698 1274 ma-pe 9-15 tai sähköpostitse rautuki@vr.fi

Tietosuojavastaava

Rautuki-Säätiön tietosuojavastaavana toimii Tanja Kalliojärvi puh. 040 554 6580, tanja.kalliojarvi@vr.fi.

Mikä on tämän selosteen oikeusperuste?

Tämä seloste perustuu EU-tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin.

 

KUNTOLIIKUNNAN TUKI JA TIETOSUOJA

Rautuki-Säätiö tarjoaa kuntoliikunnantukea osana tukitoimintaansa. Emme käsittele emmekä ylläpidä henkilötietoja kuntoliikunnan käyttöön liittyen. VR-Yhtymä ja sen tytäryhtiöt ovat Eazybreak Oy:n kanssa sopineet kuntoliikunnan tuetusta järjestämisestä. Rautuki-Säätiö toimii ainoastaan kuntoliikunnan tuen rahoittajana.